Giấy tờ đất thất lạc có nghĩa là mất quyền sử dụng đất? Không hẳn! Thực tế, nhiều hộ gia đình, cá nhân đang lo lắng khi sổ đỏ, hợp đồng chuyển nhượng hay các giấy tờ liên quan đến đất bị thất lạc, hư hỏng hoặc bị hủy. Theo phân tích của luật sư đất đai, ngay cả khi không còn giấy tờ gốc, quyền sử dụng đất vẫn có thể được chứng minh thông qua các loại chứng cứ khác như hồ sơ địa chính, biên lai nộp thuế, lời khai nhân chứng, hay xác nhận của chính quyền địa phương. Việc hiểu đúng trình tự và cách chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ thất lạc không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tránh rủi ro pháp lý khi tranh chấp xảy ra.
1. Khi nào cần chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ thất lạc?
Trong thực tế, nhiều hộ gia đình, cá nhân gặp tình trạng giấy tờ đất bị thất lạc hoặc bị hủy, dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh quyền sử dụng đất, xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc thực hiện các giao dịch liên quan đến đất. Pháp luật đã quy định rõ các trường hợp này. Cụ thể, khoản 7 Điều 137 Luật Đất đai 2024 quy định :
“…
Hộ gia đình, cá nhân có bản sao một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6 Điều này mà bản gốc giấy tờ đã bị thất lạc và cơ quan nhà nước không còn lưu giữ hồ sơ quản lý việc cấp loại giấy tờ này, được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận là đất sử dụng ổn định, không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; việc thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
…”
Như vậy, khi giấy tờ gốc bị mất, thất lạc hoặc cơ quan quản lý không còn lưu hồ sơ, hộ gia đình, cá nhân vẫn có thể chứng minh quyền sử dụng đất bằng bản sao giấy tờ hợp lệ và xác nhận của UBND cấp xã. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp người dân bảo vệ quyền lợi hợp pháp, đồng thời thực hiện các thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận hay giải quyết tranh chấp đất đai.
2. Căn cứ pháp luật để chứng minh quyền sử dụng đất khi không còn giấy tờ
Khi giấy tờ gốc về quyền sử dụng đất bị thất lạc, hủy hoặc không còn lưu trữ tại cơ quan quản lý, người sử dụng đất vẫn có thể chứng minh quyền sử dụng đất dựa trên các căn cứ pháp luật. Theo Điều 138 Luật Đất đai 2024:
“…
Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất mà không vi phạm pháp luật về đất đai, không thuộc trường hợp đất được giao không đúng thẩm quyền…
…Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định… nay được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
…”
Điều này quy định rõ rằng ngay cả khi không còn giấy tờ gốc, người sử dụng đất vẫn được xem xét cấp Giấy chứng nhận nếu:
- Đang sử dụng đất ổn định, không tranh chấp.
- Không vi phạm pháp luật về đất đai.
- Được xác nhận bởi UBND cấp xã nơi có đất.
Ngoài ra, Điều 138 cũng hướng dẫn chi tiết về cách xác định diện tích đất, hạn mức đất ở, đất nông nghiệp và đất phi nông nghiệp tùy vào thời điểm sử dụng đất (trước 1980, từ 1980–1993, từ 1993–2014), đồng thời quy định nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất khi được cấp Giấy chứng nhận.
Như vậy, Điều 138 Luật Đất đai 2024 chính là cơ sở pháp lý quan trọng để chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ bị thất lạc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hộ gia đình, cá nhân và thực hiện các thủ tục cấp Giấy chứng nhận một cách hợp pháp.
3. Trình tự làm việc để chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ bị mất
Khi giấy tờ gốc về quyền sử dụng đất bị thất lạc hoặc hủy, người sử dụng đất cần thực hiện theo trình tự làm việc cụ thể được quy định tại Điều 39 Nghị định 101/2024/NĐ CP để được cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Theo khoản 1 Điều 39:
“…
Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK ban hành kèm theo Nghị định này đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ… Trường hợp cơ quan tiếp nhận hồ sơ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 21 của Nghị định này thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai
…”
Khoản 2 Điều 39 quy định nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký đất đai:
“…
a) Kiểm tra thông tin về Giấy chứng nhận đã cấp mà người sử dụng đất khai báo bị mất trong hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai;
b) Trường hợp thửa đất đã được chuyển quyền sử dụng hoặc đang thế chấp, thông báo, trả lại hồ sơ cho người sử dụng đất;
c) Nếu không thuộc trường hợp b, chuyển thông tin đến UBND cấp xã nơi có đất để niêm yết công khai và thực hiện các bước tiếp theo;
d) Thực hiện việc hủy Giấy chứng nhận đã cấp (nếu còn), cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người được cấp.
…”
Khoản 3 Điều 39 quy định trách nhiệm của UBND cấp xã:
“…
a) Niêm yết công khai việc mất Giấy chứng nhận tại trụ sở UBND và điểm dân cư nơi có đất trong 15 ngày, tiếp nhận phản ánh trong thời gian niêm yết;
b) Trong thời hạn không quá 5 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian niêm yết, lập biên bản kết thúc niêm yết và gửi đến Văn phòng đăng ký đất đai.
…”
Khoản 4 Điều 39 cũng hướng dẫn đối với trường hợp trang bổ sung của Giấy chứng nhận đã cấp bị mất:
“…
Người sử dụng đất nộp Đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 11/ĐK cùng bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp; Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra thông tin và thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận với các thông tin cập nhật.
…”
Tóm lại, trình tự làm việc để chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ bị mất gồm các bước sau:
- Nộp Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu 11/ĐK) đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin thửa đất.
- Nếu đất chưa chuyển nhượng hoặc thế chấp, Văn phòng đăng ký đất đai chuyển thông tin đến UBND cấp xã.
- UBND cấp xã niêm yết công khai mất giấy tờ trong 15 ngày, lập biên bản kết thúc niêm yết và gửi cho Văn phòng đăng ký đất đai.
- Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện hủy (nếu có), chỉnh lý hồ sơ địa chính, và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người sử dụng đất
Đây là căn cứ pháp lý quan trọng và chuẩn xác nhất để người sử dụng đất thực hiện thủ tục chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ bị mất, đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh rủi ro tranh chấp.
Việc chứng minh quyền sử dụng đất khi giấy tờ thất lạc tưởng chừng phức tạp nhưng thực tế có thể thực hiện đầy đủ nếu nắm vững căn cứ pháp luật và trình tự thủ tục. Trong quá trình này, luật sư đất đai đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ người sử dụng đất chuẩn bị hồ sơ, xác minh chứng cứ và đảm bảo quyền lợi được bảo vệ tối đa theo quy định của pháp luật.
