Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên được cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét khi tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty. Thế nhưng trên thực tế, không ít hồ sơ bị trả lại chỉ vì đặt tên doanh nghiệp sai quy định, dù các nội dung khác đều đầy đủ và hợp lệ. Từ việc tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn, ghi sai loại hình doanh nghiệp cho đến sử dụng ký tự không được phép, những lỗi tưởng chừng nhỏ này lại khiến quá trình đăng ký kinh doanh bị kéo dài, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp khi đặt tên doanh nghiệp khiến hồ sơ bị trả lại, đồng thời đưa ra các lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn tên doanh nghiệp đúng luật, tránh rủi ro ngay từ bước đầu thành lập.
1. Quy định pháp luật về tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp là dấu hiệu pháp lý quan trọng để xác định và phân biệt doanh nghiệp trong quá trình đăng ký kinh doanh và hoạt động trên thị trường. Luật doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) đã có quy định cụ thể về cấu trúc, cách đặt và việc sử dụng tên doanh nghiệp nhằm bảo đảm tính minh bạch, tránh nhầm lẫn giữa các chủ thể kinh doanh.
“…
Điều 37. Tên doanh nghiệp
1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
a) Loại hình doanh nghiệp;
b) Tên riêng.
2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.
…”
Như vậy, việc đặt tên doanh nghiệp không chỉ mang ý nghĩa nhận diện thương hiệu mà còn là vấn đề pháp lý bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Doanh nghiệp, nếu không sẽ dẫn đến việc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị từ chối ngay từ bước đầu.
2. Những lỗi thường gặp khi đặt tên doanh nghiệp khiến hồ sơ bị trả lại?
Trên thực tế, rất nhiều hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối ngay từ bước tiếp nhận do tên doanh nghiệp không đáp ứng đúng quy định của pháp luật. Những lỗi này thường xuất phát từ việc người thành lập doanh nghiệp chưa nắm rõ cấu trúc tên doanh nghiệp hoặc hiểu chưa đúng các quy định liên quan, dẫn đến việc đặt tên không hợp lệ.
Một trong những lỗi phổ biến nhất là đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Việc trùng tên hoàn toàn, trùng tên riêng hoặc trùng về cách phát âm, ký hiệu, viết tắt đều có thể khiến cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối chấp thuận tên dự kiến, do không bảo đảm yêu cầu phân biệt các chủ thể kinh doanh trên thị trường.
Bên cạnh đó, ghi sai hoặc thiếu loại hình doanh nghiệp trong tên gọi cũng là lỗi thường gặp. Nhiều trường hợp chỉ ghi tên riêng mà không kèm theo loại hình doanh nghiệp, hoặc sử dụng loại hình không đúng với nội dung đăng ký, dẫn đến việc tên doanh nghiệp không phù hợp với hồ sơ pháp lý và bị trả lại để chỉnh sửa.
Ngoài ra, sử dụng từ ngữ, ký tự không được phép trong tên doanh nghiệp cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị từ chối. Tên riêng của doanh nghiệp phải được viết bằng các chữ cái theo quy định, không được sử dụng ký hiệu, từ ngữ trái với thuần phong mỹ tục hoặc gây hiểu nhầm về cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội.
Ví dụ minh họa: Sử dụng biểu tượng thay cho chữ cái
- Tên dự kiến đăng ký: Công ty TNHH A&B
- Lý do: Ký hiệu “&” không được coi là chữ cái và không được chấp nhận thay thế cho từ “và” trong tên doanh nghiệp
Không ít trường hợp, tên doanh nghiệp không thống nhất trong các giấy tờ của hồ sơ đăng ký, chẳng hạn như tên ghi trong đơn đăng ký khác với tên trong điều lệ công ty hoặc các tài liệu kèm theo. Sự không thống nhất này khiến hồ sơ không bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Như vậy, việc không tuân thủ đúng các quy định về tên doanh nghiệp là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả lại, kéo dài thời gian thành lập doanh nghiệp và phát sinh những chi phí không cần thiết cho người đăng ký.
🌐Có thể xem thêm các dịch vụ pháp lý liên quan: Nếu bạn đang gặp vướng mắc cần hỗ trợ pháp lý ở các lĩnh vực khác, bạn có thể tham khảo hệ thống dịch vụ chuyên sâu của chúng tôi:
- Lĩnh vực Hôn nhân và Gia đình – Luật sư hôn nhân và Gia đình.
- Lĩnh vực Đất đai – Luật sư giỏi đất đai.
- Lĩnh vực Hình sự – Luật sư hình sự.
- Lĩnh vực Hành chính – Luật sư hành chính.
- Lĩnh vực lao động.
- Lĩnh vực Doanh nghiệp và Đầu tư
3. Hậu quả khi đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định
Việc đặt tên doanh nghiệp không đúng quy định pháp luật không chỉ dừng lại ở việc hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả lại mà còn kéo theo nhiều hệ quả pháp lý và thực tiễn trong quá trình thành lập, hoạt động của doanh nghiệp. Trước hết, hậu quả dễ thấy nhất là kéo dài thời gian đăng ký doanh nghiệp, do người thành lập phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ, lựa chọn lại tên doanh nghiệp phù hợp và thực hiện lại thủ tục đăng ký từ đầu. Điều này có thể làm chậm tiến độ triển khai kế hoạch kinh doanh và bỏ lỡ các cơ hội đầu tư.
Bên cạnh đó, việc đặt tên doanh nghiệp sai quy định còn làm phát sinh chi phí không cần thiết, bao gồm chi phí tư vấn, chi phí điều chỉnh hồ sơ và các khoản lệ phí liên quan đến việc đăng ký lại. Trong trường hợp doanh nghiệp đã đi vào hoạt động nhưng sau đó bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thay đổi tên do vi phạm quy định, doanh nghiệp còn phải chịu chi phí in ấn lại hóa đơn, con dấu, biển hiệu, hợp đồng và các tài liệu giao dịch khác.
Không chỉ ảnh hưởng về mặt thủ tục và tài chính, tên doanh nghiệp không hợp lệ còn tiềm ẩn rủi ro tranh chấp pháp lý với các doanh nghiệp khác có tên tương tự hoặc gây nhầm lẫn. Điều này có thể dẫn đến việc bị khiếu nại, yêu cầu thay đổi tên, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.
Như vậy, việc tuân thủ đúng các quy định về tên doanh nghiệp ngay từ đầu không chỉ giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh được chấp thuận nhanh chóng mà còn là yếu tố quan trọng bảo đảm sự ổn định, an toàn pháp lý và hiệu quả hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.
