Trong quá trình tố tụng hành chính, việc cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng đóng vai trò then chốt nhằm đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan được thực hiện đúng quy định pháp luật. Đây là bước quan trọng giúp bảo vệ tính minh bạch, công bằng trong quá trình xét xử và giải quyết các tranh chấp hành chính. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn bỡ ngỡ về nghĩa vụ của các cơ quan có thẩm quyền cũng như quy trình cấp, tống đạt văn bản tố tụng theo Luật Tố tụng Hành chính hiện hành. Nếu bạn cần tư vấn pháp lý chi tiết hoặc hỗ trợ trong các vụ án hành chính, Hãng luật Anh Đào và Cộng sự với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về nghĩa vụ và các quy định quan trọng liên quan đến việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trong tố tụng hành chính.
1. Nghĩa vụ cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng
Theo quy định tại Điều 99 Luật Tố tụng Hành chính năm 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025), các cơ quan như Tòa án, Viện kiểm sát và cơ quan thi hành án dân sự có nghĩa vụ cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của Luật và các văn bản pháp luật có liên quan. Cụ thể, Điều 99 nêu rõ:
“…
Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án dân sự có nghĩa vụ cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
…”
Nghĩa vụ này nhằm đảm bảo quyền được biết và tham gia tố tụng của các bên liên quan, đồng thời góp phần bảo vệ tính minh bạch, công bằng trong quá trình giải quyết các vụ việc hành chính. Việc thực hiện đúng nghĩa vụ cấp, tống đạt văn bản tố tụng cũng giúp tránh các sai sót, khiếu kiện không đáng có trong quá trình tố tụng.
2. Các văn bản tố tụng phải được cấp, tống đạt hoặc thông báo
Theo quy định tại Điều 100 Luật Tố tụng Hành chính 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025), có nhiều loại văn bản tố tụng bắt buộc phải được cấp, tống đạt hoặc thông báo nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình tố tụng. Cụ thể, những văn bản này bao gồm:
- Thông báo, giấy báo, giấy triệu tập, giấy mời trong tố tụng hành chính: Đây là các văn bản quan trọng giúp các bên liên quan nhận được thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung làm việc tại phiên tòa hoặc các thủ tục tố tụng khác. Việc tống đạt kịp thời các giấy tờ này đảm bảo đương sự có cơ hội tham gia đầy đủ, tránh bỏ lỡ các quyền lợi hợp pháp.
- Bản án, quyết định của Tòa án: Đây là kết quả cuối cùng của quá trình giải quyết vụ án hành chính, quyết định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Việc cấp, tống đạt bản án, quyết định giúp các bên nắm rõ kết luận của tòa án và có cơ sở thực hiện hoặc kháng cáo.
- Quyết định kháng nghị của Viện kiểm sát; văn bản của cơ quan thi hành án dân sự: Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, chỉ đạo hoặc thi hành các quyết định tố tụng, góp phần đảm bảo tính nghiêm minh và hiệu quả của pháp luật.
- Văn bản tố tụng khác mà pháp luật có quy định phải cấp, tống đạt hoặc thông báo: Ngoài các văn bản cụ thể nêu trên, pháp luật còn quy định một số loại văn bản tố tụng khác cần được cấp phát chính thức nhằm đảm bảo quá trình tố tụng được minh bạch và tuân thủ đúng quy trình pháp lý. (Ví dụ: Phong tỏa tài sản, cấm xuất cảnh, thông báo kết quả định giá tài sản,…)
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về cấp, tống đạt và thông báo các văn bản tố tụng không chỉ bảo vệ quyền lợi của đương sự mà còn góp phần nâng cao hiệu quả và sự công bằng trong tố tụng hành chính.
3. Những người thực hiện việc cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng
Theo quy định tại Điều 101 Luật Tố tụng Hành chính năm 2015 (sửa đổi, bổ sung 2025), việc cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng được thực hiện bởi nhiều đối tượng khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình tố tụng. Cụ thể, Điều 101 quy định:
“…
1. Người tiến hành tố tụng, người của cơ quan ban hành văn bản tố tụng được giao nhiệm vụ thực hiện việc cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng.
Người có chức năng tống đạt.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người tham gia tố tụng cư trú hoặc cơ quan, tổ chức nơi người tham gia tố tụng làm việc khi Tòa án, Viện kiểm sát hoặc cơ quan thi hành án dân sự có yêu cầu.
4. Đương sự, người đại diện của đương sự hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự trong những trường hợp do Luật này quy định.
5. Nhân viên của tổ chức dịch vụ bưu chính.
6. Những người khác theo quy định của pháp luật.
…”
Như vậy, không chỉ người tiến hành tố tụng mà còn có nhiều chủ thể khác như nhân viên bưu chính, ủy ban nhân dân cấp xã hay người đại diện hợp pháp của đương sự đều có thể thực hiện việc cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng. Sự đa dạng này giúp đảm bảo quá trình thông báo, chuyển giao văn bản tố tụng diễn ra nhanh chóng, chính xác và phù hợp với từng tình huống cụ thể.
4. Quy trình và các lưu ý khi thực hiện cấp, tống đạt văn bản tố tụng
Việc cấp, tống đạt văn bản tố tụng phải tuân thủ theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong tố tụng hành chính. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị văn bản tố tụng: Văn bản cần được lập đầy đủ, chính xác, có đầy đủ chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền.
- Xác định đối tượng nhận văn bản: Cần xác định chính xác đương sự, người tham gia tố tụng hoặc cơ quan, tổ chức liên quan để đảm bảo việc tống đạt đúng người.
- Thực hiện tống đạt: Văn bản được giao trực tiếp cho người nhận hoặc qua người đại diện hợp pháp. Trường hợp không tìm thấy người nhận, có thể gửi qua bưu điện hoặc nhờ ủy ban nhân dân cấp xã hỗ trợ tống đạt.
- Ghi biên bản tống đạt: Sau khi tống đạt, người thực hiện phải lập biên bản xác nhận việc tống đạt để làm căn cứ pháp lý và lưu trữ hồ sơ.
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện cấp, tống đạt văn bản tố tụng:
- Phải tuân thủ thời hạn tống đạt theo quy định để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của đương sự.
- Trường hợp không thể tống đạt trực tiếp, việc gửi văn bản qua đường bưu điện hoặc qua người đại diện được xem là hợp lệ nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp luật.
- Cần bảo mật nội dung văn bản tố tụng trong quá trình tống đạt, tránh để lộ thông tin sai quy định.
- Việc tống đạt sai quy trình hoặc chậm trễ có thể dẫn đến việc vụ án bị đình chỉ hoặc phải tống đạt lại, ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết vụ án.
Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình và lưu ý trên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả tố tụng hành chính, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia tố tụng.
Như vậy, việc cấp, tống đạt và thông báo văn bản tố tụng là bước thiết yếu đảm bảo quyền được biết và tham gia tố tụng của đương sự, góp phần bảo vệ tính minh bạch và công bằng trong quá trình tố tụng hành chính. Tuân thủ đúng quy trình và quy định pháp luật không chỉ giúp quá trình tố tụng diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế những tranh chấp, khiếu kiện không đáng có. Trong những trường hợp phức tạp hoặc tranh chấp pháp lý nghiêm trọng, việc nhờ đến sự hỗ trợ của một luật sư có kinh nghiệm sẽ giúp bảo vệ tối đa quyền lợi và đảm bảo quá trình tố tụng được xử lý đúng pháp luật.
